Wir erklären den Begriff mit konkreten Beispielen und zeigen Vorteile auf.
Kaum ein Tag vergeht an dem wir nicht hören, dass sich deutsche Unternehmen schneller digitalisieren oder transformieren müssen. Dabei ist die Rede von “Digitalisierung der Geschäftsprozesse”, “Automatisierung der Geschäftsprozesse” oder auch “Prozessdigitalisierung”.
Nicht selten blicke ich in fragende Gesichter bei diesen Buzzwords. Wir wollen alle, dass unsere Unternehmen zukunftsfähig sind. Aber wie kann mir die Digitalisierung dabei wirklich helfen?
In diesem Artikel zeige ich ganz konkret mit viel Erfahrung was Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet und welche Stolperfallen gerne ausgelassen werden können.
Der Begriff Digitalisierung bedeutet grundsätzlich “in Ziffern darstellend; in Ziffern dargestellt” - Etwas, das mithilfe von Zahlen (binär) dargestellt werden kann. Wohingegen der Begriff Geschäftsprozess Einzeltätigkeiten beschreibt, die miteinander verknüpft sind und gemeinsam ausgeführt werden, um ein bestimmtes betriebliches und/oder geschäftliches Ziel zu erreichen.
Nach der Definition muss ich meine Einzeltätigkeiten in Ziffern darstellen, um meine Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Das hört sich nicht nur seltsam an, sondern ist es auch.
Daher gehen wir zur nächsten Definition, was wirklich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen gemeint ist.
Hinter dem Begriff Digitalisierung von Geschäftsprozessen steckt viel mehr, als nur Einzeltätigkeiten digital abzubilden. Es geht viel mehr darum, Prozesse im Unternehmen zu optimieren durch die Hilfe von digitalen Möglichkeiten. Das bedeutet, dass manuelle Tätigkeiten automatisiert werden. Beispielsweise das sinnlose hin und her kopieren zwischen verschiedenen IT-Applikationen oder Excel Formularen.
Es bedeutet auch, dass alle wichtigen Daten zentral für alle Beteiligten verfügbar sind und sicher verarbeitet werden können. Das hin und her versenden von Dateien per E-Mail oder Excel Formularen kann deutlich verbessert werden.
Generell betrachte ich bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer eine Reihe von Einzeltätigkeiten und deren Abhängigkeiten. Die einzelnen Prozesse dürfen nicht als Silos betrachtet werden, sondern immer gesamtheitlich. Nur so kann ich die Vorteile der Digitalisierung voll ausnutzen und schaffe keine Silos. Alle Prozesse müssen E2E (Von Ende-zu-Ende) gedacht werden.
Leads digital und automatisiert bearbeiten
Konkrete Beispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen finden sich beispielsweise im Verkaufsprozess. Beispielsweise können über verschiedene Touchpoints (Website, Online-Shop, Social Media, Werbung) Leads zentral erfasst und analysiert werden. Leads, welche nach definierten Kriterien nicht attraktiv sind, werden automatisch bearbeitet. Niemand muss mehr sinnvolle Zeit nutzen, um unattraktive Leads zu bearbeiten. Leads mit hohem Potenzial werden automatisiert in ein zentrales Leadsystem gespeichert und Mitarbeitern zugeordnet. Alle weiteren Schritte werden zentral im Leadsystem gespeichert.
Sollte aus dem Lead ein Kunde werden, kann dieser Datensatz mit dem CRM synchronisiert werden. So ist es nicht notwendig Daten hin und her zu kopieren oder etwa zu verlieren.
Damit schaffe ich es rückblickend zu analysieren aus welchen Quellen die wichtigsten Kunden gewonnen wurden. Das wiederum bietet Möglichkeiten die Verkaufskanäle noch fokussierter zu steuern.
Volle Übersicht der Maschinendaten mit IoT
Ein weiteres Beispiel ist die Analyse der Maschinendaten. Dabei geht es zum einen darum zu erfassen, welche Maschinen für welchen Prozess in welchem Arbeitsschritt benötigt werden. Zum anderen soll aber mithilfe von IoT der aktuelle Zustand der Maschine zentral dargestellt werden. Damit können alle wichtigen Informationen zentral abgebildet und für die Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Es besteht nicht mehr die Gefahr, dass verschiedene Datensätze für die gleiche Maschine vorhanden sind.
Mithilfe von IoT und den Maschinendaten können Probleme sofort erkannt werden. Gleichzeitig erkenne ich durch die Zuweisung der Maschine zu den Prozessschritten die Auswirkung des Maschinenausfalls.
Zusätzlich können Wartungsarbeiten oder Reparaturen automatisiert beauftragt werden. Diese müssen nicht manuell angelegt werden und die Mitarbeiter bekommen sofort alle wichtigen Informationen zur Beseitigung des Fehlers.
Neugierig wie dieses Beispiel konkret umgesetzt werden kann? Hier findest du mehr Informationen.
Es gibt noch so viele weitere Beispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sprich uns gerne an, wenn du deine Geschäftsprozesse ebenfalls digitalisieren möchtest.
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern unterstützt immer Unternehmensziele. Daher muss sich bei jedem Digitalisierungsvorhaben konkret überlegt werden, welche Vorteile dadurch erreicht werden können. Im Folgenden ist eine Auswahl an Vorteilen, welche durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erreicht werden können:
Mitarbeiter und deren Leistungsfähigkeit sind in jedem Unternehmen das Wichtigste. Nicht zuletzt wurde durch den Fachkräftemangel bekannt, wie wichtig es ist, die vorhandenen Kapazitäten optimal einzusetzen. Je mehr Zeit Mitarbeiter haben, an wertbringenden Tätigkeiten zu arbeiten, desto besser können sich ihre Mitarbeiter weiterentwickeln. Das sorgt für Zufriedenheit und gesteigerte Motivation. Davon haben am Ende des Tages alle etwas.
Seit 2020 wissen wir alle, wie schnell sich die Umgebung verändern kann und Unternehmen auf die veränderten Anforderungen reagieren müssen. Je digitaler und agiler alle Geschäftsprozesse aufgebaut sind, umso einfacher und schneller kann man auf Veränderungen reagieren. Viele Unternehmen, welche vor allem eine physikalische Anwesenheit bei den Geschäftsprozessen voraussetzen, standen, 2020 vor einem großen Problem. Die Unternehmen, welche bereits die Prozesse digital abgebildet hatten, konnten schneller auf die Veränderung reagieren.
Vor einigen Jahren geisterte der Satz “Data is the new oil” durch viele Unternehmen. Zwar habe ich diesen Satz viel zu oft gehört, er ist allerdings immer noch wahr. Mithilfe von digitalen Geschäftsprozessen kann man nicht nur mehr Daten sammeln, sondern diese auch sinnvoll kombinieren. Genau darum geht es. Die reine Datenmenge bringt keinen Vorteil. Erst durch die intelligente Analyse und Aufbereitung kann Wissen entstehen und sinnvolle Maßnahmen abgeleitet werden. Wie bei dem oben genannten Beispiel kann ich genau erkennen, welche Verkaufskanäle für mich sinnvoll sind. Daraus lassen sich Optimierungen ableiten und bares Geld sparen.
Obwohl viele Geschäftsprozesse rein intern sind, verfolgen sie alle ein Ziel. Den Kunden zufriedenzustellen und ein tolles Serviceangebot / Produkt anzubieten. Selbst bei indirekten Geschäftsprozessen wie HR oder interne IT besteht ein direkter Zusammenhang zur Kundenzufriedenheit. Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter entwickeln bessere Produkte oder Dienstleistungen. Eine optimale IT-Infrastruktur und gut ausgestattete Mitarbeiter unterstützen aktiv bei den Arbeitsprozessen.
Nachdem wir durch die Vorteile motiviert sind, unsere Geschäftsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren, geht es jetzt darum zu überlegen, welche Stolperfallen es dabei geben kann.
Dieser Fehler kommt leider häufig in der Realität vor. Ein bestehender Geschäftsprozess mit all seinen Einzelschritten wird 1:1 digitalisiert. Viel wichtiger ist es, sich vorab zu überlegen, wie dieser Geschäftsprozess optimiert werden kann. Beispielsweise durch die Reduzierung oder Automatisierung einzelner Vorgänge.
Ein schlechter Prozess, welcher digitalisiert wird, ist anschließend immer noch ein schlechter Prozess.
Diese Stolperfalle ist wirklich ernst zu nehmen. Es kann sogar dazu führen, dass alle zukünftigen Digitalisierungsvorhaben scheitern. Warum? Wenn ein Mitarbeiter einmal die Erfahrung gemacht hat, dass die Digitalisierung keine Verbesserung, sondern vielleicht sogar eine Verschlechterung gebracht hat, wird er ein zweites Mal deutlich kritischer sein.
Der große Vorteil von Digitalisierung ist, dass ein Unternehmen viele Geschäftsprozesse miteinander verbinden kann. Durch die Kombination einzelner Geschäftsprozesse entsteht ein viel höherer Mehrwert, als werden diese nur einzeln betrachtet. Schlimmstenfalls kommt es entlang der Wertschöpfungskette zu Medienbrüchen. Das beste Beispiel sind Prozessschritte, bei denen alles digital ist und plötzlich doch wieder ein Dokument ausgedruckt und eingescannt werden muss.
Digitalisierung ist ein Teil der digitalen Transformation. Es geht bei der Digitalisierung um den Menschen. Schließlich wollen wir den Mitarbeiter mit Digitalisierung bei seiner Arbeit unterstützen. Daher ist es unabdingbar, den Mitarbeiter von Anfang an mit einzubeziehen. Sei es bei der Prozessoptimierung vorab oder bei der Schulung von neuen Systemen.
Ein Teil der digitalen Transformation ist es auch Arbeitsmethoden und Arbeitsweisen zu überdenken. Die agile Softwareentwicklung findet nicht nur Platz bei der Entwicklung von neuen Produkten. Die agile Vorgehensweise findet ebenfalls ihren Platz bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Es gilt dabei, mit kleinen Schritten zu beginnen, schnell zu implementieren, zu testen und anschließend zu expandieren. Diese Vorgehensweise hat sehr viele Vorteile. Erstens kann durch die schnelle Implementierung zeitnah erkannt werden, ob der digitalisierte Geschäftsprozess die Ziele erfüllt oder ob nachgebessert werden muss. Zweitens wird die Motivation massiv gesteigert, wenn erste Ergebnisse schnell zu sehen sind.
Ein schönes Beispiel dafür war unser Projekt mit der B&O AG. Innerhalb von wenigen Wochen einen Prozess der HR-Applikation optimiert und digitalisiert.
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