In diesem Blogartikel möchte ich über eines der wichtigsten Events innerhalb von Scrum reden und das obwohl es noch nicht mal eines der offiziellen Scrum Events ist. Ich rede vom Backlog Refinement - eines der wichtigsten Meetings als Product Owner. Viel zu häufig wird dem Refinement zu wenig Beachtung und Vorbereitung geschenkt. Damit sich das in Zukunft ändert, gibt es diesen Blogartikel voller Wissen und praxisrelevanter Erfahrungen.
Das Refinement oder auch Product Backlog Refinement ist ein Meeting, welches üblicherweise vom Product Owner vorbereitet und moderiert wird. Oftmals ist nur das Scrum Team anwesend, es können jedoch auch weitere Teilnehmer teilnehmen.
Ein Refinement kann als Vorbereitung für den nächsten Sprint beziehungsweise sogar für die nächsten Sprints gesehen werden. Der Fokus liegt also auf die Features, Bugs, Aufgaben etc. welche für die nächsten 1-3 Sprints vorgesehen sind. Diese Features wurden vom Product Owner bereits als User Storys definiert und finden ihren Platz im Product Backlog. Das Refinement hat zum Ziel, diese User Storys weiter zu detaillieren, eventuelle Abhängigkeiten aufzuzeigen und eine erste Einschätzung bezüglich des Aufwandes zu bekommen. Dabei gilt es nicht darum einen konkreten Plan zu entwickeln, wie diese User Storys umgesetzt werden. Es gilt lediglich darum, die User Storys so weit zu vervollständigen, dass diese bereit sind für den nächsten Sprint. Man nennt dies auch “Ready” nach der “Definition of Ready”.
Die Ergebnisse aus dem Refinement sind für den Product Owner sehr wichtig. Insbesondere, wenn es darum geht Feedback vom Scrum Team zu bekommen, welches beispielsweise Einfluss auf die Reihenfolge im Product Backlog haben kann.
Wie bereits beschrieben ist das Refinement hauptsächlich vom Product Owner vorzubereiten. Das bedeutet konkret, dass der Product Owner anhand eines sortierten Product Backlogs entscheidet, welche User Storys für das nächste Refinement berücksichtigt werden. Die ausgewählten User Storys müssen vorbereitet werden.
Der konkrete Inhalt von User Storys ist stark abhängig vom jeweiligen Projekt, meiner Erfahrung nach werden jedoch die folgenden Punkte benötigt:
Du solltest als Product Owner deine User Storys wirklich gut kennen und dir Zeit für die Vorbereitung nehmen. Wenn du noch nicht so viele Refinements durchgeführt hast oder das Team neu ist, ist es sicherlich nicht verkehrt einen “Dry run” durchzuführen. Dabei fallen dir oftmals auch Fehler oder Lücken auf, bevor sie dem Team auffallen.
Wie bereits erwähnt, ist das Refinement eines der wichtigsten Events für das Scrum Team und dabei insbesondere für den Product Owner. Es sorgt dafür, dass immer genügend User Storys im Product Backlog vorhanden sind, welche “ready” sind für die Entwicklung. Man nennt dies auch “Ready for development”. Die Vorbereitung ist für einen kontinuierlichen Flow, welchen wir beim Scrum haben möchten, sehr wichtig.
Der Product Owner bekommt zudem wertvolles Feedback vom Scrum Team hinsichtlich der definierten User Storys. Gerade Product Owner, welche keinen IT-Background oder Erfahrungen in der Softwareentwicklung haben, sind auf das Feedback vom Scrum Team angewiesen. Der Product Owner bekommt im Refinement direktes Feedback, ob die Anforderungen vom Scrum Team verstanden wurden, welche Anforderungen umsetzbar sind und welche Abhängigkeiten es gibt, welche vorher gelöst werden müssen.
Zusammenfassend findest du eine Auflistung warum das Refinement so wichtig ist:
Die Frequenz von Refinements ist stark projektabhängig und kann vom Team individuell gestaltet werden. Es gibt Teams, die ein tägliches Refinement machen (jeden Tag 30 Minuten) oder aber auch Teams, welche nur 1x im Monat ein Refinement machen (für jeweils 4 Stunden am Besten vor Ort). Hierbei gibt es kein richtig und falsch. Der Großteil meiner durchgeführten Refinements war jede Woche oder alle zwei Wochen für jeweils eine Stunde.
In meiner Zeit als Product Owner habe ich schon sehr viele Refinements durchgeführt und auch an Refinements teilgenommen, die nicht von mir moderiert waren. Dabei gibt es zwei wichtige Aspekte zu beachten. Erstens die Vorbereitung vom Product Owner und zweitens die Offenheit im Team. Über die Vorbereitung haben wir bereits ausführlich in diesem Artikel geschrieben, aber was ist mit Offenheit im Team gemeint? Das Ziel vom Refinement ist es, Unklarheiten aufzuzeigen und zu beseitigen, Lücken zu finden und zu schließen und damit ein möglichst klares Bild zu bekommen, was konkret im nächsten Sprint entwickelt werden soll. Damit diese Ziele erreicht werden, müssen Fragen und Anmerkungen offen gestellt werden. Deine Aufgabe als Product Owner ist dafür zu sorgen, dass es Raum gibt diese Fragen zu stellen und du diese auch annimmst. Ein Scrum Master kann dir dabei unterstützend zur Seite stehen.
Ein weiterer Tipp ist es, das Refinement nicht mit dem Sprint Planning zusammenzubringen. Ich habe in der Praxis bereits gesehen, dass das Refinement ein Teil des Plannings war, oftmals sogar für den gleichen Sprint. Das birgt das Risiko, dass Abhängigkeiten oder Unklarheiten nicht rechtzeitig vom Product Owner geklärt werden können und diese User Storys bereits für den Sprint geplant sind, obwohl diese noch nicht “ready” sind.
Des Weiteren sollte die Schätzung und der Plan für die konkrete Implementierung nicht am selben Tag passieren, wenn das Scrum Team zum ersten Mal von den User Storys hört. Bei sehr eingespielten Teams und einem technischen Product Owner kann das funktionieren. In den meisten Fällen muss jedoch etwas Zeit für eventuelle Recherche seitens des Entwicklungsteams eingeplant werden.
Neben dem Refinement gibt es Teams, welche noch ein technisches Refinement durchführen. Dabei geht es wirklich um technische Details und Implementierungsfragen. Das ist insbesondere zu empfehlen bei sehr komplexen Softwareapplikationen mit unterschiedlichen Domänen, wie beispielsweise im IoT Bereich.
Für einen Product Owner kann das Refinement Fluch und Segen zugleich sein. Es kostet viel Zeit bei der Vorbereitung und kann auch mal frustrierend sein. Allerdings ist es deine Chance das Scrum Team für zukünftige Anforderungen zu motivieren und nochmals an die Produktvision bzw. das Ziel zu erinnern. Zudem kann das Refinement dir helfen Feedback vom Scrum Team für deine User Storys zu bekommen und den gesamten Entwicklungsprozess zu optimieren.
Viel Erfolg beim nächsten Refinement - ich drücke dir die Daumen.
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